Comment constituer une équipe ? Le process pas à pas (1/2)

Comment constituer une équipe ? Le process pas à pas (1/2)

Note : Cet article est une adaptation de cette vidéo sur YouTube

Aujourd’hui je vais vous faire une vidéo pour vous parler un peu de comment on a fait pour recruter les derniers membres de notre équipe.

Il n’y a pas très longtemps, j’ai fait une vidéo sur pourquoi c’est intéressant
de constituer une équipe. Maintenant on va voir le comment.

Comment constituer une équipe ?

Quand on commence à vouloir constituer son équipe ce n’est pas forcément facile. On cherche un petit peu comment faire.

Même moi, au début quand j’ai constitué l’équipe, cela s’est vraiment fait plutôt au feeling : des rencontres qui se sont faites un petit peu au hasard, au fil de recherches sur Google et LinkedIn.

Au final j’ai plutôt pas trop mal tiré mon épingle du jeu donc c’était plutôt bien.

Mais pour la dernière personne qu’on recherchait, on voulait professionnaliser un peu le processus et mettre en place pas mal de mécanismes.

Maintenant, WP Marmite a un peu plus de visibilité, il y avait quand même pas mal de personnes qui pouvaient être intéressés, donc il fallait qu’on trouve un process pour filtrer au maximum afin de trouver la bonne personne.

Alors je vais vous partager un peu le process.

Le process de recrutement

Pour ceux qui s’y connaissent un peu en marketing en fait, c’est un funnel. C’est comme un tunnel de vente mais pour le recrutement.

1ère étape : La fiche de poste

Pour commencer, il nous fallait un peu comme une page de vente, mais donc là c’était plutôt une fiche de poste, dans laquelle on détaille un peu tout ce que l’on attend de la personne mais aussi qui on est.

Qu’avons-nous mis dans cette fiche de poste ?

  • Les aspirations du candidat potentiel : Qu’est ce qu’une personne qui viendrait travailler avec nous souhaite comme environnement de travail, etc. Donc là, le but du jeu, c’est de coller un petit peu au pourquoi de la personne.
  • Une présentation rapide de la société, pour donner des informations sur le contexte dans lequel la personne va travailler.
  • Une liste des missions attendues, donc tout ce qu’on souhaite transmettre comme tâche à cette personne.
  • Un mot sur le profil idéal du candidat : Quelles sont les qualités qu’il doit avoir ? Ici, vous mettez vraiment ce qui correspond le mieux au poste que vous offrez.
  • Une liste des avantages à rejoindre votre société.
  • Et enfin, comment les candidats doivent postuler à votre offre. Donc soit par e-mail soit via un formulaire, etc. C’est à vous de voir quel est votre process là-dessus.

Ce que je vous conseille de faire aussi, c’est de mettre un petit piège dans cette fiche de poste.

Nous par exemple on a mis un mot qu’il fallait citer lors de la candidature par e-mail. Ça nous sert à voir si la personne est vraiment consciencieuse et a au moins pris le temps de lire consciencieusement la fiche de poste. Ça me semble vraiment être le minimum quand on veut travailler avec quelqu’un. On lit le truc en entier, ça montre au moins si on est motivé.

Ensuite il faut diffuser cette fiche de poste.

2ème étape : Diffusion de la fiche de poste

C’est sûr que nous, du côté de WP Marmite, on a la chance d’avoir une assez grande audience donc ça n’a pas été trop compliqué.

Je l’ai envoyée sur la newsletter. Je l’ai même mis en fin de newsletter pour être sûr que les personnes lisent bien l’intégralité de la newsletter et seulement après voient cette offre. Cela permet aussi de voir les personnes qui sont vraiment consciencieuses et qui ont déjà un lien assez important avec WP Marmite.

Donc, on l’a envoyé à nos abonnés sur la newsletter, à nos clients et on l’a diffusée sur les réseaux sociaux. J’en ai aussi parlé sur mon linkedIn perso.

Après, si vous n’avez pas autant d’audience, autant de personnes qui suivent ce que vous faites peut-être qu’il faudrait passer par tout ce qui est site de recrutement, sites spécialisés, etc., surtout si vous recherchez des personnes qui travaillent à distance, en télétravail. Il y a des sites spécialisés pour ça donc ça peut valoir le coup.

3ème étape : Le tri des candidatures

Une fois que vous avez fait tout ça, normalement vous avez commencé à recevoir quelques candidatures. L’étape suivante c’est de les trier.

Donc nous, on a utilisé un tableur, tout simplement, pour lister les personnes qui nous ont contactés, avec leurs coordonnées.

Et la première chose à voir c’est : Est-ce que la personne est tombée dans le piège qu’on a mis dans la fiche de poste ? A-t-elle cité le petit mot qu’on avait planqué ?

Si oui, c’est super, on peut continuer l aventure. Sinon, bah dommage, désolé mais on va devoir s’arrêter là.

Après, on a pas forcément dit qu’il y avait un piège, mais on a fait un petit email sympa pour dire que ça s’arrêtait là. Ce n’était pas forcément du tac au tac, il y a eu un petit peu d’attente mais voilà.

Ensuite, on a évalué l’e-mail de candidature. C’est-à-dire qu’on met une note de 0 à 5 sur l’email pour avoir une petite évaluation, en fonction du feeling qu’on ressent, si la personne se sent impliquée ou si c’est juste un truc du genre “je cherche un travail prenez-moi”.

On regarde aussi si les personnes cherchent à se démarquer. Peut-être qu’elles ont élaborées un e-mail qui est vraiment bien construit, qui cite des choses qui permettent de se rendre compte que oui elles connaissent un petit peu le site et la société, qu’elles ont fait 2-3 recherches, qu’elles ont creusé le sujet et que ce n’est pas juste on envoie des candidatures en rafale à n’importe qui sans savoir.

Peut-être aussi que la personne a fait une vidéo ? Nous on a eu une personne en fait qui a fait une vidéo lorsqu’elle a envoyé sa candidature et c’était plutôt sympa.

Au final c’est elle qui a été choisie même si ce n’était pas spécifiquement pour la vidéo mais ça apporte un petit différentiel donc c’est plutôt pas mal.

Une fois que vous avez vos candidatures, que vous avez égrainé un petit peu tout ça, vous allez pouvoir passer à l’étape suivante…

4ème étape : L’envoi d’un petit défi

Alors, nous pour le coup, on cherchait un Support Manager donc on a envoyé un questionnaire avec deux messages de lecteurs et on demandait les réponses que eux auraient apporté à ces lecteurs-là.

On a simulé aussi un message de demande de partenariat mais après là c’est vraiment un peu spécifique à nous, mais bon bref on avait plusieurs questions.

On a aussi demandé à la fin une suggestion, c’est à dire qu’on expose une problématique et on demande une solution, ou quelques pistes en tout cas pour solutionner ce problème.

Même si la personne ne travaille pas avec nous à la fin , elle nous aura peut-être donné une bonne idée, donc c’est toujours ça de bon à prendre.

Après, nous c’était assez spécifique, mais si c’est un codeur peut-être que vous pouvez envoyer un petit défi en code, si c’est un designer demandez peut-être un espèce de mini audit de votre site ou d’un site quelconque, etc. Essayez de trouver quelque chose, un défi.

Mais en tout cas ce qui est important, c’est d’arriver à avoir quelque chose que vous pourrez évaluer, une production que vous allez pouvoir évaluer ensuite selon différents critères.

Parce qu’une fois que vous allez recevoir vos défis, vous allez noter tous les critères que vous aurez défini de 0 à 5 et ça vous permettra après de jauger, enfin de comparer en tout cas ce que vous auront envoyé les différentes personnes.

On a aussi consigné la durée de réponse : On envoie l’e-mail avec le défi, les “consignes”, et on regarde au bout de combien de temps la personne répond. Si c’est trois jours, si c’est trois heures, ce n’est pas la même chose.

Et donc, une fois que vous avez assez de réponses vous allez pouvoir faire la moyenne de tous les critères de notation, y compris la note de l’e-mail de candidature.

Si vous voulez, vous pouvez faire une petite pondération avec la vitesse de réponse peut-être en comptant en demi-journée pour voir ce que cela donne.

Nous, on ne l’a pas fait, on a juste gardé cela à titre indicatif pour pouvoir évaluer un peu la personne, voir si elle était sérieuse ou pas.

Donc vous faites votre moyenne et après une fois que vous avez un nombre de défis suffisamment importants, vous définissez un seuil. Les personnes qui sont en dessous de ce seuil, ben désolé on ne pourra pas continuer et les personnes qui sont au dessus et bien on ira à l’étape suivante, c’est-à-dire l’entretien téléphonique ou l’entretien visio.

5ème étape : L’entretien téléphonique

Nous, on a fait des entretiens téléphoniques. J’aurais pu faire visio mais bon, je n’ai pas encore mon bureau, c’était un peu le bazar. Même là je ne suis pas encore dans mon bureau.

Donc nous, cela s’est passé au téléphone mais vidéo ça peut aussi être très intéressant.

Conclusion

Donc voila un peu pour le process. Je vous parlerais bien de l’entretien téléphonique, comment on l’a structuré mais je pense que je vous ferais ça dans une autre vidéo parce que voilà on va arriver à 10 minutes, donc c’est plutôt pas mal.

Dites-moi ce que vous pensez de ce process, si vous avez un process similaire ou non, ou si vous n’avez pas du tout process.

Peut-être qu’on peut l’améliorer nous aussi, mais en tout cas voilà ce qu’on a fait et je pense qu’on repartira sur quelque chose de similaire à l’avenir.

Sur ce, si ce n’est pas déjà fait, abonnez-vous à la chaîne YouTube, Ciao !

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