Le Guide en 2 Étapes pour ne Plus se Laisser Dominer par sa Boite Mail

Le Guide en 2 Étapes pour ne Plus se Laisser Dominer par sa Boite Mail

N’importe quel entrepreneur, consultant ou travailleur du web doit y faire face quotidiennement. Vous savez, la sacro sainte boite mail !

Ce n’est pas un scoop : gérer ses emails peut rapidement devenir un véritable cauchemar. On se laisse (très) vite déborder par le flot de message arrivant chaque jour. Clients, prospects, amis, newsletters, commentaires, formulaire de contact, pfiouu…

On arrive vite à une bonne cinquantaine de mails par jour, voire plus si vous êtes très demandé.

Au final, on devient vite esclave de sa boite mail. Les expéditeurs n’obtiennent pas de réponses, les taches importantes ne sont pas faites et pendant ce temps là de nouveaux mails arrivent…

Même si vous arrivez à vous bloquer une heure ou deux, la tâche est immense et il faut aussi bosser.

Satanés emails !

Si vous lisez encore, vous savez certainement de quoi je suis en train de parler. Si vous cherchez des solutions simples pour assainir votre boite mail, continuez la lecture :)

Attaquez le mal à la source

On a souvent tendance à l’oublier mais pour régler un problème, il vaut mieux se focaliser sur la cause que sur les effets. La question à se poser est :

Comment réduire la quantité d’emails de vous recevez ?

Par exemple vous pouvez :

  1. Vous désinscrire des newsletters que vous jugez inutiles.
    Les Groupon, Vente-Privée et autres Price Minister ont tendance à avoir la “mailite” facile (je sais, ce mot n’existe pas mais il décrit plutôt bien le problème). Faites de même pour les newsletters des blogs qui ne vous intéressent plus.
  2. Désactiver les notifications provenant de services tiers.
    Ça peut sembler un conseil basique mais je connais des personnes qui reçoivent toujours leurs notifications Facebook par email… Faites de même avec LinkedIn, Viadeo, Youtube, etc. Tous ces sites sont aussi atteints de “mailite”.
  3. Indiquer les raisons pour lesquelles on peut vous contacter.
    Sur votre site, annoncer clairement à quoi sert votre formulaire de contact.
    Si on vous contacte malgré tout, libre à vous de répondre ou non.
  4. Créer un FAQ pour répondre en avance aux questions les plus fréquentes.
     J’ai (enfin) modifié la page de contact de WP Marmite pour y ajouter une FAQ. Le blog d’Eleonore Bridge nous montre aussi ce que ça peut donner.
  5. Planquer votre page de contact.
    Cela brise quelque peu les conventions mais vous pouvez placer le lien vers votre page de contact dans le pied de page de votre site. Votre page sera moins consultée et donc moins utilisée.Une solution plus extrême est de la supprimer totalement. Je ne vous le recommande pas mais certains comme Cédric de Business Attitude ont fait ce choix.
  6. Mettre des filtres en place.
    Gmail et d’autres messageries permettent de filtrer des emails correspondant à des critères particuliers. Servez-vous en pour archiver ou supprimer directement des messages.

Ces quelques pistes vous aideront déjà à y voir un peu plus clair. Passons à la suite.

Puis procédez méthodiquement

Pour certains, vérifier ses mails est une vraie maladie. J’en sais quelque chose. L’envie d’ouvrir sa boite mail est quasi irrésistible. La première chose à faire est de :

Se fixer des horaires précises pour les consulter

Personnellement, je n’ouvre pas mes mails avant 10h du matin. Cela me laisse le temps d’accomplir ma plus grosse tache de la journée. Ensuite, vous pouvez vous accorder un ou deux autres moments dans la journée. Par exemple, Frédéric de Villamil conseille le matin puis 14h et 18h.

A vous donc de trouver le rythme qui vous convient le mieux.

Prendre l’habitude est ce qu’il y a de plus compliqué. Si vous ne pouvez pas y arriver en une seule fois, focalisez-vous sur l’heure du relevé du matin. Lorsque vous vous y serez arrivé, poursuivez avec les horaires de l’après-midi.

Ensuite…

Supprimez tous les messages inutiles

Ici, je pense qu’il n’y a pas besoin de plus d’explications. Passez en revue vos emails et supprimez tout ceux qui n’ont pas besoin de réponse.

Répondez aux messages qui demandent le moins de temps

Par là, je veux dire qu’il faut traiter les mails complexes (les pavés et ceux qui demandent un peu de travail) en dernier.

Évacuez tout ce qu’il peut l’être le plus rapidement possible. Ne vous posez pas de questions, vous êtes à l’usine. Il faut répondre !

Astuce : Si vous êtes sur Mac, je vous invite vivement à vous procurer l’application aText afin de standardiser vos réponses. Ça coûte 4,49€ mais je peux vous assurer que ça vous fait gagner un temps précieux.

aText
Le raccourci dslaide affiche le texte suivant : “Je suis désolé mais je ne peux malheureusement pas aider tous les lecteurs du blog individuellement.”

Et achevez le travail

Normalement, votre boite mail devrait avoir subi une belle cure d’amaigrissement. Félicitation vous tenez le bon bout !

Il reste maintenant deux types d’emails :

  1. Ceux qui demandent un peu de réflexion avant d’être traités.
  2. Ceux où un certain travail est nécessaire avant d’y répondre.

Occupez-vous de la première catégorie, un mail après l’autre et dépilez. Aucun abandon n’est négociable.

Pour le reste, vous avez deux solutions :

  1. Vous faites le travail demandé et vous répondez (ou archivez).
  2. Vous notez la tache à accomplir et vous archivez.

Notez vos taches dans votre agenda, sur votre gestionnaire de taches ou une simple feuille de papier et traitez les en temps voulu. En attendant, votre boite de réception devrait être vide.

Champagne !

Bravo ! Vous n’avez plus de mails, vous pouvez maintenant reprendre une activité normale.

Ne soyez pas triste, demain ça recommence ;)

Surtout n’oubliez pas de vous tenir aux horaires que vous vous êtes fixées. C’est le plus important. Si vous avez des difficultés, je vous recommande le bouquin Zen To Done de Leo Babauta. C’est grâce à lui que j’ai commencé à maitriser ma boite mail.

Voilà, je vous ai dit tout ce que je fais pour arriver à la sacro sainte “inbox zéro” et obtenir ce joli smiley dans Gmail :

Inbox Zero Gmail

L’étape d’après dans la maîtrise de votre boite mail est de pouvoir y accéder pour allez chercher une information précise SANS toucher aux messages reçus si ce n’est pas l’heure.

Note à Céline qui se reconnaitra : Avec cet article, plus d’excuses maintenant :)

À vous maintenant

J’attends vos retours quant à cette méthode car pour l’instant je ne l’ai expérimentée que sur moi-même ^^

Si vous avez vidé votre boite mail grâce à aux conseils de cet article, envoyez-moi une capture d’écran de votre boite de réception via Twitter. Vous ne pourrez pas me donner une meilleure récompense pour cet article.

Pour finir, envoyez cet article à une personne qui croule sous les mails si vous estimez que cela peut l’aider. Il ou elle vous remerciera ;)

A bientôt dans un prochain article.

Alex

  1. Très bonne méthode ! :)

    J’ai expliqué plus ou moins la même chose la semaine dernière. Mes variantes sont :
    – Tri automatique des mails
    – Certains dossiers “poubelles” et “non prioritaire”
    – 0 mail non lu dans les autres
    – Mails vraiment important (1 par semaine en moyenne) marqueur type étoile

    Et ne pas oublier dans certains cas un mail pas urgent et pas important peut aller à la poubelle.

    1. Bonjour Nicolas,

      Merci pour ton retour, avec tous ces conseils il y a plus d’excuse pour ne pas atteindre l’inbox zero :-)
      Au plaisir
      Alex

  2. Bonjour Alex,

    Merci pour les conseils.
    Personnellement, je suis toute la journée devant 2 ordinateurs, un Mac et un PC.

    Je te jure que Outlook est beaucoup plus facile à gérer et à “vider” que Mail !!!
    Même que pour classer certains courriels importants de clients, quand je les reçois sur le Mac, je les transfère sur le PC pour les classer.

    Je ne sais pas combien de fois, en voulant “faire du ménage” j’ai perdu mes archives dans mon Mac.

    On dirait qu’on ne peut pas supprimer les courriels sans vider nos dossiers!
    Si tu as un lien avec une ressource qui donne des trucs pour s’organiser avec le Mail de Mac, je suis preneuse!

    Merci

    Andrée

    1. Bonjour Andrée,
      Je n’utilise que Gmail, je ne peux donc te donner de conseils quant à l’application Mail. En tout cas avec Gmail, aucun risque de perdre ses mails puisque tout est en ligne.

      Bonne continuation avec tes mails :)
      Alex

    2. Effectivement Outlook n’est pas trop mal de ce côté.

      Sur Mac, tu as l’équivalent Entourage qui a dû être renommé en Outlook aussi.

      Perso, j’utilise Mozilla Thunderbird avec Sieve qui permet de trier mes mails directement sur le serveur.

      Sinon, il me semble que Thunderbird sait aussi trier les mails.

      Pour l’anecdote, j’ai aussi arrêté d’utiliser mail après avoir fait des “fausses manips”.

    1. Salut Jérôme,

      Au moins les choses sont claires. Il faudra voir si cela à un réel impact sur le long terme.
      Pour ton email, je te recommanderai de le mettre sous la forme jerome (at) pourquoi-entreprendre (point) fr, sinon tu risques de te faire spammer par des robots.

      A+

      1. Les extracteurs malins détectent également ce genre d’écriture maintenant.
        Le mieux est encore de mettre l’adresse sur une image. Aucun risque qu’elle soit extraite !!

  3. Sujet très intéressant.
    Il faut savoir aussi déléguer certains emails à ces collaborateurs…
    Ne plus s’impliquer dans la gestion projet et ne plus être en cc de tous les échanges de mails entre vos clients et collaborateurs.
    Essayer de créer plusieurs boites mails pour différentes choses…
    la boite HR on la consulte une fois par semaine par exemple… juste de la lecture.
    La boite demande de client par contre 2 fois par jour.

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