Comment recruter à distance ?

Note : Cet article est une adaptation de cette video sur YouTube.

Je viens de lancer une nouvelle série de vidéos sur ma chaîne YouTube : Le Process. Dans cette série de vidéos je vous explique mes process sur différents sujets.

Aujourd’hui, on va parler du process de recrutement que j’ai utilisé pour recruter ma première salariée, en CDI et intégralement en télétravail.

Le contexte

Sur WPMarmite, on souhaite se développer à l’international, devenir une référence WordPress à l’international. Pour ce faire il nous faut notamment traduire une grande partie des articles du blog en anglais. D’ailleurs, tous les articles du blog qui vont arriver vont aussi être traduits au fur et à mesure vers l’anglais.

Pour ce faire, on a mis en place tout le côté technique nécessaire et on a même commencé à traduire certains articles.

Le truc, c’est que ce n’est pas assez rapide même si on bossait avec des prestataires externes, et la qualité n’était pas vraiment au rendez-vous, ce qui pourrait vraiment nuire à l’image de WPMarmite. Ca casserait un peu l’image qu’on a réussi à se construire dans la sphère francophone.

L’idée, c’est donc d’avoir quelque chose de très qualitatif à la fois en français et en anglais. Il n’y a pas de raison que ceux parlant anglais aient accès à un contenu de moins bonne qualité.

Pour être vraiment à la hauteur de nos ambitions, il nous fallait recruter quelqu’un qui puisse s’occuper de ça à plein temps pour avoir quelque chose de vraiment carré et opérationnel qui puisse plaire mais aussi se référencer sur Google aux Etats-Unis, en Australie, au Royaume Uni, et partout dans le monde.

Si vous suivez les débriefs que je publie régulièrement, vous savez que j’en ai parlé dans plusieurs épisodes, que je souhaitais recruter quelqu’un pour aller plus loin niveau international.

J’ai un peu hésité. Il faut avouer que ça me faisait peur, parce qu’embaucher quelqu’un c’est quand même une responsabilité. Ce n’est pas comme un freelance à qui on peut dire « Désolé, j’ai plus trop de taf ou j’ai plus trop d’argent je peux pas te payer donc on va arrêter là pour le moment« .

Non. Il faut vraiment avoir les reins solides et arriver à prévoir les revenus que cela va générer pour que ça puisse être finançable.

Et pour faire ça sérieusement et atteindre cet objectif annuel, il me fallait m’entourer.

De quel profil avions-nous besoin ?

Un content Manager bilingue FR / EN, donc un responsable de contenu qui parle français pour bien s’intégrer à l’équipe (puisqu’on parle français dans l’équipe) et qui aie une excellente maîtrise de l’anglais pour pouvoir traduire au mieux les articles du français à l’anglais.

Comment trouver la bonne personne ?

C’est THE question. Comment trouver LA personne qui souhaite un poste stable en CDI pour mener à bien ce type de mission ?

Parce que quand on regarde sur le web, on trouve beaucoup de freelances, mais beaucoup moins de personnes cherchant un poste fixe. Ils ne sont pas autant visibles. Ils se mettent moins en avant en tout cas sur les réseaux. Donc ce n’est pas forcément évident à trouver.

On a tout de même fini par trouver notre nouvelle Content Manager EN : Cynthia. Elle est maintenant parmi nous depuis début juillet 2020.

Le process

On est pas partis de zéro. On a repris et amélioré le process utilisé pour trouver notre Support Manager freelance.

Les différentes étapes du process :

• Rédaction d’une fiche de poste EN avec formulaire de candidature sur Workable (qui permet de gérer tout le reste du recrutement), pour la somme de 99€ par recrutement et par mois.
• Recherche de profils de content manager, content writer, content strategist et autres redacteurs seo sur LinkedIn, en profitant du premium gratuit d’un mois pour l’occasion. On a listé à peu près 80 personnes.
• Démarchage manuel avec proposition du poste via un message court et personnalisé en fonction du profil, pour tâter le terrain et voir si les personnes étaient ouvertes à un poste en CDI sur WPMarmite, car la plupart avaient un profil plutôt freelance.

• Envoi du lien de la fiche de poste sur Workable si la personne est intéressée. La fiche de poste, rédigée en anglais a permis de tester le niveau d’anglais des personnes, pour voir s’ils comprenaient bien. Ensuite, ceux qui postulaient étaient redirigés vers un formulaire avec différentes questions, dont une subsidiaire assez sympa à la fin qui reflète bien l’état d’esprit de l’équipe de WPMarmite.

• Diffusion de la fiche de poste sur nos réseaux (au cas où même si je n’avais pas trop d’espoir).
• Recueil et analyse des candidatures (lettre de motivation et diverses questions). Le but ici est de voir quelles sont les motivations des personnes. Font-elles des réponses courtes ? Ou plutôt des réponses longues et structurées ? Est-ce qu’il y a un feeling qui se crée ? La personne a t-elle une expérience qui peut correspondre au poste ? La personne s’intégrera t-elle bien à l’équipe ? Cette étape a permis « d’éliminer » la moitié des candidats (avec méthode du chouchoutage, dont on parlera dans une prochaine vidéo).
• Entretien vidéo FR en 3 phases d’environ 45min – 1h : Focus sur les missions et les objectifs du poste, puis sur les expériences du candidat, et enfin, présentation de la société, de son fonctionnement, et de ses avantages (salaire, mutuelle, culture…).
• Analyse des entretiens (merci à la grille d’évaluation de workable !) Encore une bonne moitié de candidats éliminés (avec méthode du chouchoutage)
• Envoi du test final : Rédaction d’une newsletter en anglais en suivant quelques consignes, et d’autres choses ça et là. Ca permet de voir le style/l’approche des différents candidats.
• Analyse des tests (à l’aide de la grille d’évaluation Workable) : Ce test fut salvateur, car suite aux entretiens j’hésitais entre plusieurs personnes. Ce test a permis de les départager, et révéler la personne qui a été choisie.

Une fois la personne choisie, j’ai utilisé à nouveau la stratégie du chouchoutage pour annoncer la nouvelle, à la fois pour les personnes non retenues que pour celle qui a été choisie.

On a ensuite lancé le processus d’embauche et Cynthia nous a rejoint depuis le 7 juillet 2020.

Quelques leçons

Je me suis pris des dizaines de refus mais je suis toujours resté très courtois. Je souhaitais toujours offrir une bonne experience.

J’ai un peu cafouillé au debut du process car c’est pas facile de synchroniser tout le monde dans le tunnel de recrutement. C’est mieux de définir une date limite de candidature par exemple. Car alors qu’on était vers la fin du processus, de nouvelles personnes étaient encore en train de postuler.

Après avoir contacté mes 80 personnes, j’ai fait une ultime recherche sur LinkedIn pour trouver quelques profils de plus à démarcher… et Cynthia faisait partie du lot. Comme quoi il ne faut rien lâcher, ça s’est joué à pas grand chose.

J’avais très envie de tutoyer les gens même si ça ne se fait pas car ce sont des gens qu’on ne connait pas, mais ce sont des gens qui ont à peu près mon âge, et je trouve ça un peu bizarre de se vouvoyer. Il y a une sorte d’hypocrisie du vouvoiement, alors qu’on pourrait très bien se tutoyer.

C’est peut-être moi qui suit bizarre, mais en tout cas, ce qui est marrant c’est que Cynthia m’a tutoyé très rapidement. Je ne sais pas si ça a joué, mais c’est elle qui m’a tutoyé en premier alors qu’elle connaissait vaguement WPMarmite.

L’entretien est très utile pour sentir le dynamisme. On sait si ça va coller avec l’équipe dès les premières secondes.

Peut-être que j’aurais du mettre le test de rédaction avant l’entretien, ça m’aurait évité de perdre un peu trop de temps sur les entretiens, parce que j’ai fait 8 ou 9 entretiens. Si j’avais donné le test avant, peut-être que j’aurais pu considérablement diminué le nombre d’entretiens à réaliser.

Enfin, Paris concentre beaucoup de talents, mais c’est compliqué de coller à leurs aspirations salariales, car les salaires sont généralement plus élevés à Paris qu’ailleurs en France. On avait une personne justement très compétente qui vivait à Paris, mais du coup ça n’a pas pu le faire.

Pour conclure…

Finalement, aujourd’hui je me sens beaucoup plus serein vis à vis de l’embauche.

J’espère que ça a pu vous aider, si jamais vous voulez faire un premier recrutement ou même améliorer votre process de recrutement existant.

Dites-moi ce que vous en avez pensé en commentaires, et n’oubliez pas de vous abonner à la chaîne YouTube si ce n’est pas encore fait.

Enfin, donnez tout et ne lâchez rien !