Comment je suis passé de de bordélique à organisé

Comment je suis passé de de bordélique à organisé

Depuis le jour où j’ai décidé de me lancer, j’ai toujours eu une organisation chaotique.

J’avais beaucoup de mal à me projeter sur le long terme et je travaillais quasiment au jour le jour.

Voilà comment ça se passait dans ma tête :

  • Une idée d’article ? Allez boum c’est parti, je démarre la rédaction !
  • Et si je faisais une vidéo sur ce sujet ? Allez c’est parti, je cogite sur le script et je tourne !
  • Les lecteurs ont besoin d’aide là dessus ? Ok, il faut créer une formation !

Quand on démarre, c’est très bien car il faut aller vite et tester plein de choses.

Par contre, quand on planche sur des projets assez longs (de plusieurs semaines voire plusieurs mois), mieux vaut ne pas se louper !

Le souci avec cette façon de fonctionner, c’est qu’au bout d’un moment, pas mal de problèmes commencent à apparaître.

On travaille de plus en plus pour mettre des rustines ici et là, on termine la moitié de ce qu’on commence, la pression monte et on s’essouffle.

Quand on empile des briques sans trop savoir ce que l’on fait, il ne faut pas s’étonner si l’édifice se casse la figure.

D’autant que maintenant, je ne suis plus seul. Il y a une équipe pour m’aider. Il n’est plus possible de se comporter comme si j’étais seul.

Il fallait donc changer d’organisation.

Le problème, c’est que ce n’est pas mon point fort. En revanche, je suis meilleur pour trouver des solutions.

Début janvier, j’ai pris la décision d’arrêter les conneries et de m’organiser une bonne fois pour toute.

Ok, je ne suis pas naturellement quelqu’un d’organisé. Eh bien je vais mettre en place un système pour que je le sois automatiquement !

Comme le dit Ramit Sethi, un de mes mentors :

Ne comptez pas sur la “motivation”, construisez des systèmes.
– Ramit Sethi

Alors de quoi se compose mon système ?

Étape 1 : Planification de l’année

Tout d’abord, j’ai pris le temps de planifier mon année 2019 mois par mois.

J’aurais pu mettre ça dans un Google Sheet ou dans Trello mais le problème, c’est que ce n’est pas visible au quotidien. Du coup, on perd le fil.

Poser ça sur une feuille n’était pas suffisant. On a vite fait de la perdre ou de l’entasser sous des autres feuilles.

Mon tableau blanc est déjà pris donc ça n’allait pas…

La solution m’est venue un peu par hasard en regardant le débrief 2018 de Pat Flynn, un autre blogueur américain. Voyez plutôt :

Mais oui, des post-it !

Bon, comme je n’allais pas effondrer le mur de mon bureau pour y mettre une vitre, j’ai commencé à accrocher des post-it au mur… sauf qu’ils retombaient 5 minutes après 😬

Allez vite, une solution !

Qu’à cela ne tienne, je commande une plaque de plexiglass de 120 sur 80cm et le tour est joué.

Je me suis ensuite amusé à placer tous mes post-it dessus. C’était assez dur de se projeter à plus de 6 mois mais l’exercice est intéressant. On fera le point fin 2019.

L’important, c’est qu’à présent je visualise mon plan annuel mois par mois tous les jours !

Étape 2 : Un point hebdo chaque vendredi

On l’a vu plus haut, si on compte uniquement sur la motivation, on se perd à un moment où un autre.

J’ai réussi à méditer 463 jours de suite mais dès qu’un évènement perturbe notre routine, les habitudes sautent.

Du coup, je devais faire en sorte de m’obliger à faire ce point hebdo quoi qu’il arrive.

La solution ? Caler un appel tous les vendredis avec un membre de mon équipe, en l’occurence Eléonor pour débriefer la semaine écoulée et planifier la semaine à venir.

On liste toutes les tâches hebdo dans un Google Sheet et je les répercute sur mon Bullet Journal.

Le coeur de mon système

On en profite aussi pour échanger sur les évènements positifs et négatifs de la semaine et ce que l’on peut mettre en place pour que ça continue d’aller dans le bon sens.

On en profite aussi pour “juger” les tâches. Étaient-elles pertinentes ? Doit-on vraiment les faire ? Ne pourrait-on pas trouver mieux ? Etc.

Étape 3 : Un post-it avec les tâches quotidiennes

Avoir le plan de sa semaine, c’est très bien mais on a parfois du mal à voir le travail effectué au jour le jour.

À mon sens, il est super important de visualiser le travail que l’on a abattu quotidiennement.

Souvent, des tâches peuvent s’étendre sur plusieurs jours et on a l’impression de ne pas avancer.

Pour régler ça, j’utilise un post-it sur lequel je note chaque jour les tâches que je prévois d’accomplir.

N’essayez pas de lire ma superbe écriture 😜

Dès qu’une tâche est accomplie, je la barre et je passe à la suivante.

Le vendredi, je passe le contenu du post-it en revue avec Eléonor, on fait le point et le le colle dans mon Bullet Journal.

Conclusion

Voilà pour ma nouvelle organisation. Ce n’est certainement pas parfait mais ça fait le boulot, c’est tout ce qui compte.

Un grand merci à Stanislas Leloup de Marketing Mania pour sa Méthode des 90 jours qui m’a pas mal inspirée pour mettre en place ce système.

Franchement, je revis. Je suis beaucoup plus serein à présent.

Et vous, comment vous organisez-vous ? Dites-moi tout en commentaire.

  1. Bonjour,
    Je suis étudiante chez openclassrooms. Je fais le parcours de community manager. Et oui je suis dans cette situation. Étant en reconversion et maman pas facile malgré la motivation.
    Je m’essoufle du coup je perd le fil parfois.
    Heureusement je suis bien conseillé par Nicolas mon mentor qui me met un coup de pied aux fesses lol
    Pour ma part j ai un tableau blanc mensuel ca m’aide bien .
    Je retiendrais de l article que c est bien aussi de noté la ou les tâches accomplies jour par jour.

    1. Bonjour Cinthya,

      Merci pour ton commentaire, ta formation me dit quelque chose :P
      Oui, c’est bien aussi un tableau blanc. J’en ai un aussi mais je note des messages inspirants dessus.

      Bonne continuation dans ton apprentissage et ne lâche rien 💪

  2. Bonjour,
    En reconversion dans le développement web ….et oui c’est le bord..! je commence par le Html , puis Css, un peu de javascript puis directe bootstrap , et tout ça dans le désordre et de nombreux tuto video parcouru comme openclassroom, grafikart !!!! Je pars chez Casto prendre une plaque de plexis afin de m’organiser …Un chapitre = une semaine !
    Belle journée

    1. Bonjour Dany,

      J’espère que ça va fonctionner pour toi ! En tout cas pour moi ça marche (les points hebdo avec mon équipe aident beaucoup aussi).

  3. Salut Alex.
    Bonne méthode !
    Perso, je suis toujours dans le mode où tu te trouvais jusque fin 2018. Le problème c’est que je fais tellement de tâches différentes et aléatoirement distribuées dans la journée (et même dans l’année), car sur une grosse partie de projets “éphémères” (je ne sais par exemple pas qu’elle tâche me sera affectée demain, excepté niveau perso : après-midi entraînement running + récupérer le petit + retour à la maison + devoirs et taches ménagères) je n’arrive pas à franchir le pas. Un conseil peut-être ?

    1. Bonjour Ermanno,

      Humm, difficile pour moi de te conseiller. A mon sens, c’est à toi de trouver la solution en fonction de tes contraintes. Dis-toi juste que certaines tâches ne méritent pas toutes d’être effectuées :)

      Bon courage 💪

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